Недорогие
кухни и мебель
от производителя
Москва
Магазины

Маленькая переговорная комната для больших задач

Маленькая переговорная комната для больших задач

В каждом офисе есть специальное помещение для переговоров и совещаний или переговорные комнаты. Невозможно представить себе развитие бизнеса без контактов с партнерами, презентаций и совещаний.

Переговорная комната

Назначение переговорных комнат

  • Вести переговоры с партнерами и агентами.
  • Проводить планерки, презентации для сотрудников.
  • Использовать как учебный класс для повышения квалификации и инструктажа новых сотрудников.
  • Организовывать небольшие фуршеты для сотрудников и руководства высшего звена.

Как видите, функционал этого помещения достаточно широк, но не все компании располагают специальными помещениями для таких случаев. Аренда всегда связана с временными и финансовыми затратами. Однако, бизнес не стоит на месте, и сегодня на смену большим и затратным конференц-залам приходят маленькие переговорные комнаты, которые можно оборудовать в каждом офисе.

Преимущества маленьких комнат

Переговорная с овальным столом

Маленькие переговорные комнаты (huddle rooms) – это наиболее популярный тренд нашего времени, отражающий динамизм современной корпоративной культуры, нацеленной на новации и командную работу. Преимущества таких помещений очевидны:

  1. Возможность максимально использовать пространство.
  2. Позволяют экономить на аренде и бронировании – в любом офисе можно найти небольшое помещение, чтобы оборудовать его под переговорную.
  3. Более тесное и продуктивное общение с сотрудниками в маленькой комнате, рассчитанной на 5-6 человек, где все сидят лицом к лицу, легче договориться, чем в большом конференц-зале.
  4. Комнату легко оборудовать для проведения видеоконференций, что позволяет сотрудникам, находящимся вне офиса, участвовать в работе компании. Современные цифровые технологии словно созданы для небольших помещений.
  5. Позволяет экономить бюджет компании, поскольку не надо тратиться на аренду, а обстановка такой комнаты обойдется гораздо дешевле, чем для большого конференц-зала.
  6. Способствует сплочению коллектива и успешному ведению бизнеса – в небольшом помещении переговоры проходят в более непринужденной атмосфере, что делает общение более доверительным.

Все это является причиной того, что маленькие переговорки сегодня составляют успешную конкуренцию большим залам. В них удобнее проводить короткие совещания и небольшие дискуссии.

Требования к переговорным комнатам

Однако, чтобы маленькая переговорка могла выполнять все возлагаемые на нее задачи, она должна соответствовать определенным требованиям.

  1. Хорошая вентиляция. Не будут успешными переговоры в помещении, где «нечем дышать». Оборудуйте комнату хорошим кондиционером и проследите за тем, чтобы он не создавал лишнего шума.
  2. Звукоизоляция – в комнату не должны проникать посторонние шумы, отвлекающие от переговоров, стены должны хорошо поглощать звук, чтобы не возникало эха и впечатления, что переговоры проходят в ванной.
  3. Комната должна отвечать требованиям эргономики, то есть иметь хорошее естественное освещение в виде больших окон, это позволяет избежать эффекта замкнутого пространства, для искусственного освещения надо предусмотреть регуляторы яркости, чтобы свет не утомлял глаза. Наконец, надо, чтобы в комнате было достаточное количество розеток со встроенными USB зарядками, чтобы можно было срочно подзарядить телефон или ноутбук, если переговоры затягиваются.
  4. Наконец, она должна быть должным образом меблирована.

Все эти требования возникли не на пустом месте. Правильно спланированная и организованная переговорка позволяет избежать ощущения духоты, усталости и подавленности во время ведения переговоров.

Обстановка переговорной комнаты

Итак, как же должна выглядеть идеальная переговорная комната? В ней обязательно должны быть:

  • столы и стулья;
  • комфортные посадочные места;
  • кондиционер;
  • проектор или телевизор;
  • высокоскоростной интернет;
  • устройство для видео конференц-связи;
  • принтер, сканер и прочая офисная техника;
  • белая доска с маркерами;
  • кулер с водой;
  • кофемашина.

В такой переговорной комнате создается комфортная среда, и все задачи находят быстрое и эффективное решение.

Оснащение переговорок

Большая переговорная

  1. Магнитно-маркерная доска – аналог школьной доски. Незаменима для проведения презентаций. Иногда изображение от руки – лучший способ визуализировать новые идеи и организовать мозговой штурм. Ее можно закрепить на стене или воспользоваться передвижной на колесах. Передвижная предпочтительней, поскольку мобильна, доступна для использования с обеих сторон и оставляет свободной стену.
  2. Проектор с экраном – делает доступным просмотр видеофильмов, слайдов, графиков и диаграмм непосредственно с электронного носителя. Трудно представить себе успешную презентацию без подобного оборудования. Диапроектор может быть установлен прямо на столе и демонстрировать материалы на переносном экране, либо закреплен под потолком, с дистанционным управлением, экран в этом случае также закреплен стационарно.
  3. Телевизор – демонстрация телепередач бывает необходима, и лучший вариант – телевизор, совмещенный с компьютером. Но в этом случае могут мешать и путаться под ногами провода. Обязательно продумайте возможность их убрать.
  4. Телефон, с которого можно будет совершать междугородные звонки, а также звонить на мобильные устройства. Следите за тем, чтобы он не разрядился в самый ответственный момент.
  5. Многофункциональная офисная оргтехника, которая совмещает в себе все возможности копирования и распечатывания (то есть, принтер, сканер и копир в одном) поможет сэкономить место и средства.
  6. Кондиционер, сплит-система с дистанционным управлением. О важности этого оборудования уже говорилось выше.
  7. Холодильник – без него не обходится ни один офис, и лучше всего его разместить в переговорной. Выбирайте маленькую модель, которую можно разместить под столешницей и, конечно, ту, что не требует разморозки – в такой легче поддерживать чистоту.
  8. Микроволновая печь – поскольку переговорная используется еще и для фуршетов, то лучше запастись и такой техникой.
  9. Кофе-машина. Конечно, можно обойтись без нее, но с ней переговорная будет выглядеть более солидно и гостеприимно, и сыграет на положительный имидж компании.

Этот длинный список оборудования для переговорной комнаты можно сократить, исходя из финансовых возможностей. Вам решать, что необходимо иметь, а без чего можно обойтись. Но совершенно точно в любой переговорной должна стоять соответствующая мебель. Вот о ней и пойдет дальше речь.

Белая переговорная

Мебель для переговорной

Прежде всего, нет необходимости оснащать маленькие комнаты массивной мебелью. Не стоит подходить к маленьким переговорным с той же меркой, что и к большим конференц-залам. Главное преимущество здесь – мобильность и возможность трансформации. Маленькие переговорные, как мы выяснили, используются для оперативных совещаний, видеоконференций, переговоров с партнерами, презентаций, фуршетов, и мебель должна максимально соответствовать этой многофункциональности.

Стол для переговорной комнаты – самый важный элемент, ему отводится центральное место. Оптимальный вариант – овальной или круглой формы – он удобней и создает иллюзию более неформального общения. Впрочем, и столы традиционной Т-образной формы тоже не стоит сбрасывать со счетов. Закругленные углы снизят риск получения травм. Самый бюджетный вариант – обычный прямоугольный стол. В маленькой комнате хорошо буде смотреться стеклянный стол – он облегчает пространство, делает его визуально больше. Только имейте в виду, что такая мебель требует тщательного ухода. Все пятнышки и отпечатки пальцев будут четко видны. Будет ли у вас время и возможность каждый раз приводить его в порядок?

Стулья или кресла не должны вызывать ощущения дискомфорта, если совещание затягивается. Потому у них эргономичная конструкция, мягкие сиденья с подлокотниками и удобной спинкой. Обивка и наполнитель должны выдерживать большую нагрузку и не создавать больших проблем в уходе. Кожа, экокожа или качественный кожезаменитель – вне конкуренции.

Шкафы с открытыми полками и закрытыми отделениями нужны для хранения документов, а также канцелярских принадлежностей, всевозможной рекламной и сувенирной продукции. Шкаф должен быть компактным, функциональным и соответствовать общему стилю комнаты. Даже в маленькой переговорной без него не обойтись.

Диван не является обязательным предметом в переговорной, но для создания уюта и неформальной обстановки его лучше установить. Требования к нему такие же, как и другой мягкой мебели для офиса. В комплект к нему приобретите небольшой журнальный столик.

Зонирование переговорной

Даже в маленькой переговорной можно выделить несколько зон. Основное место и самую удобную хорошо освещаемую часть комнаты должна занимать деловая зона. Тут кипит активная работа: ведутся переговоры, заключаются договора.

Чтобы клиенткам и партнерам, пришедшим на переговоры, было где оставить верхнюю одежду, у входа располагается гардеробная зона с большим и вместительным шкафом. Его задача – обеспечить сохранность вещей.

В стороне, где стоит диван и журнальный столик, находится зона отдыха и неформального общения. Здесь же можно найти место для кулера.

Наконец, кухонная зона, которую можно отделить от остальной комнаты небольшой барной стойкой. Там и будут находиться бытовая техника: холодильник, микроволновая печь и кофе-машина. В ней можно разместить навесные шкафы для посуды, которые не будут занимать места. Шкафчики должны полностью скрывать содержимое, демонстрировать посуду и продукты в переговорной явно не стоит. Посуда, кстати, тоже должна быть выдержана в едином стиле – это требование корпоративной культуры.

Что должно быть в кухонном шкафчике? Чайная пара и большие плоские тарелки для бутербродов – это без комментариев. Столовые приборы, солонка и сахарница. Если в кухонной зоне случаются фуршеты, значит понадобятся фужеры или бокалы для вина и штопор. Конечно, нужен нож и разделочная доска, вазочки для сладостей и ваза для фруктов. Не вызывает сомнения и то, что необходимы бумажные салфетки и бумажные полотенца. Все это должно быть в навесном шкафу за закрытыми дверцами. Холодильник, электрочайник, микроволновую печь тоже лучше не держать на виду. Прекрасный вариант для маленькой переговорной – миникухня. Мебельный комплект, замаскированный под обычный шкаф, прекрасно спрячет с глаз всю бытовую технику.

Вся мебель, которая стоит в переговорной, должна говорить о ывашем высоком статусе и хорошем вкусе. Что бы вы вней ни делали, ее главная функция – способствовать процветанию вашей организации, потому ничто не должно отвлекать от делового общения. Самый подходящий стиль для переговорных – лаконичный минимализм. Цветовая гамма спокойная, хотя сейчас допускаются и более смелые цветовые сочетания: бизнес молодеет, а молодежь ищет не стандартных форм и решений. Главное, чтобы обстановка не выглядела слишком легкомысленной и настраивала на серьезную работу. Успешный бизнес вершится именно в переговорной комнате, не забывайте об этом.

Переговорная на 12 человек

Важные нюансы

Осталось только учесть те необходимые мелочи, которые могут создать досадную помеху, если о них забыть. Обязательно позаботьтесь об оснащении переговорной всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями. У вас должны быть всегда под рукой:

  • лотки с бумагой для принтера;
  • письменные принадлежности – заточенные карандаши, ручки, ластики;
  • большие и маленькие скрепки для бумаг;
  • степлер для сшивания и скобы к нему;
  • разноцветные маркеры;
  • канцелярские ножницы;
  • влажные салфетки для оргтехники;
  • губка для доски.

Чтобы использовать комнату максимально эффективно, составьте график. Когда есть расписание для переговоров, для презентаций, для занятий и для перекуса, офис работает эффективно и не возникает никаких конфликтов.

Ваша переговорная – средоточие деловой жизни офиса. Это небольшое помещение открывает большие возможности для развития вашей фирмы. Главное – грамотно ее оснастить и оборудовать.

Пройти тест

Просмотрено 619 раз
Рейтинг статьи
5,0
Оценить
Как выбрать офисное кресло руководителя?
Освещение в спальне - обзор лучших идей по организации освещения, 250 фото дизайна
Добавить комментарий
Подборки