В каждом офисе есть специальное помещение для переговоров и совещаний или переговорные комнаты. Невозможно представить себе развитие бизнеса без контактов с партнерами, презентаций и совещаний.
Назначение переговорных комнат
- Вести переговоры с партнерами и агентами.
- Проводить планерки, презентации для сотрудников.
- Использовать как учебный класс для повышения квалификации и инструктажа новых сотрудников.
- Организовывать небольшие фуршеты для сотрудников и руководства высшего звена.
Как видите, функционал этого помещения достаточно широк, но не все компании располагают специальными помещениями для таких случаев. Аренда всегда связана с временными и финансовыми затратами. Однако, бизнес не стоит на месте, и сегодня на смену большим и затратным конференц-залам приходят маленькие переговорные комнаты, которые можно оборудовать в каждом офисе.
Преимущества маленьких переговорных комнат
Маленькие переговорные комнаты (huddle rooms) – это наиболее популярный тренд нашего времени, отражающий динамизм современной корпоративной культуры, нацеленной на новации и командную работу.
Преимущества таких помещений очевидны:
- Возможность максимально использовать пространство.
- Позволяют экономить на аренде и бронировании – в любом офисе можно найти небольшое помещение, чтобы оборудовать его под переговорную.
- Более тесное и продуктивное общение с сотрудниками в маленькой комнате, рассчитанной на 5-6 человек, где все сидят лицом к лицу, легче договориться, чем в большом конференц-зале.
- Комнату легко оборудовать для проведения видеоконференций, что позволяет сотрудникам, находящимся вне офиса, участвовать в работе компании. Современные цифровые технологии словно созданы для небольших помещений.
- Позволяет экономить бюджет компании, поскольку не надо тратиться на аренду, а обстановка такой комнаты обойдется гораздо дешевле, чем для большого конференц-зала.
- Способствует сплочению коллектива и успешному ведению бизнеса – в небольшом помещении переговоры проходят в более непринужденной атмосфере, что делает общение более доверительным.
Все это является причиной того, что маленькие переговорки сегодня составляют успешную конкуренцию большим залам. В них удобнее проводить короткие совещания и небольшие дискуссии.
Требования к переговорным комнатам
Однако, чтобы маленькая переговорка могла выполнять все возлагаемые на нее задачи, она должна соответствовать определенным требованиям.
- Хорошая вентиляция. Не будут успешными переговоры в помещении, где «нечем дышать». Оборудуйте комнату хорошим кондиционером и проследите за тем, чтобы он не создавал лишнего шума.
- Звукоизоляция: в комнату не должны проникать посторонние шумы, отвлекающие от переговоров, стены должны хорошо поглощать звук, чтобы не возникало эха и впечатления, что переговоры проходят в ванной.
- Комната должна отвечать требованиям эргономики: то есть иметь хорошее естественное освещение в виде больших окон, это позволяет избежать эффекта замкнутого пространства, для искусственного освещения надо предусмотреть регуляторы яркости, чтобы свет не утомлял глаза. Наконец, надо, чтобы в комнате было достаточное количество розеток со встроенными USB зарядками, чтобы можно было срочно подзарядить телефон или ноутбук, если переговоры затягиваются.
- Наконец, она должна быть должным образом меблирована.
Все эти требования возникли не на пустом месте. Правильно спланированная и организованная переговорка позволяет избежать ощущения духоты, усталости и подавленности во время ведения переговоров.
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Обстановка переговорной комнаты
Итак, как же должна выглядеть идеальная переговорная комната?
В ней обязательно должны быть:
- столы и стулья;
- комфортные посадочные места;
- кондиционер;
- проектор или телевизор;
- высокоскоростной интернет;
- устройство для видео конференц-связи;
- принтер, сканер и прочая офисная техника;
- белая доска с маркерами;
- кулер с водой;
- кофемашина.
В такой переговорной комнате создается комфортная среда, и все задачи находят быстрое и эффективное решение.
- Магнитно-маркерная доска – аналог школьной доски. Незаменима для проведения презентаций. Иногда изображение от руки – лучший способ визуализировать новые идеи и организовать мозговой штурм. Ее можно закрепить на стене или воспользоваться передвижной на колесах. Передвижная предпочтительней, поскольку мобильна, доступна для использования с обеих сторон и оставляет свободной стену.
- Проектор с экраном: делает доступным просмотр видеофильмов, слайдов, графиков и диаграмм непосредственно с электронного носителя. Трудно представить себе успешную презентацию без подобного оборудования. Диапроектор может быть установлен прямо на столе и демонстрировать материалы на переносном экране, либо закреплен под потолком, с дистанционным управлением, экран в этом случае также закреплен стационарно.
- Телевизор: демонстрация телепередач бывает необходима, и лучший вариант – телевизор, совмещенный с компьютером. Но в этом случае могут мешать и путаться под ногами провода. Обязательно продумайте возможность их убрать.
- Телефон, с которого можно будет совершать междугородные звонки, а также звонить на мобильные устройства. Следите за тем, чтобы он не разрядился в самый ответственный момент.
- Многофункциональная офисная оргтехника, которая совмещает в себе все возможности копирования и распечатывания (то есть, принтер, сканер и копир в одном) поможет сэкономить место и средства.
- Кондиционер, сплит-система с дистанционным управлением. О важности этого оборудования уже говорилось выше.
- Холодильник: без него не обходится ни один офис, и лучше всего его разместить в переговорной. Выбирайте маленькую модель, которую можно разместить под столешницей и, конечно, ту, что не требует разморозки – в такой легче поддерживать чистоту.
- Микроволновая печь – поскольку переговорная используется еще и для фуршетов, то лучше запастись и такой техникой.
- Кофе-машина. Конечно, можно обойтись без нее, но с ней переговорная будет выглядеть более солидно и гостеприимно, и сыграет на положительный имидж компании.
Этот длинный список оборудования для переговорной комнаты можно сократить, исходя из финансовых возможностей. Вам решать, что необходимо иметь, а без чего можно обойтись. Но совершенно точно в любой переговорной должна стоять соответствующая мебель. Вот о ней и пойдет дальше речь.
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Мебель для маленькой переговорной
Прежде всего, нет необходимости оснащать маленькие комнаты массивной мебелью. Не стоит подходить к маленьким переговорным с той же меркой, что и к большим конференц-залам. Главное преимущество здесь – мобильность и возможность трансформации.
Маленькие переговорные, как мы выяснили, используются для оперативных совещаний, видеоконференций, переговоров с партнерами, презентаций, фуршетов, и мебель должна максимально соответствовать этой многофункциональности.
- Стол
Стол для переговорной комнаты – самый важный элемент, ему отводится центральное место. Оптимальный вариант – овальной или круглой формы – он удобней и создает иллюзию более неформального общения. Впрочем, и столы традиционной Т-образной формы тоже не стоит сбрасывать со счетов.
Закругленные углы снизят риск получения травм. Самый бюджетный вариант – обычный прямоугольный стол. В маленькой комнате хорошо буде смотреться стеклянный стол – он облегчает пространство, делает его визуально больше. Только имейте в виду, что такая мебель требует тщательного ухода. Все пятнышки и отпечатки пальцев будут четко видны. Будет ли у вас время и возможность каждый раз приводить его в порядок?
- Стулья
Стулья или кресла не должны вызывать ощущения дискомфорта, если совещание затягивается. Потому у них эргономичная конструкция, мягкие сиденья с подлокотниками и удобной спинкой. Обивка и наполнитель должны выдерживать большую нагрузку и не создавать больших проблем в уходе. Кожа, экокожа или качественный кожезаменитель – вне конкуренции.
- Шкафы
Шкафы с открытыми полками и закрытыми отделениями нужны для хранения документов, а также канцелярских принадлежностей, всевозможной рекламной и сувенирной продукции. Шкаф должен быть компактным, функциональным и соответствовать общему стилю комнаты. Даже в маленькой переговорной без него не обойтись.
- Диван
Диван не является обязательным предметом в переговорной, но для создания уюта и неформальной обстановки его лучше установить. Требования к нему такие же, как и другой мягкой мебели для офиса. В комплект к нему приобретите небольшой журнальный столик.
Доставка/самовывоз
Зонирование переговорной комнаты маленькой площади
Даже в маленькой переговорной можно выделить несколько зон.
- Деловая зона
Основное место и самую удобную хорошо освещаемую часть комнаты должна занимать деловая зона. Тут кипит активная работа: ведутся переговоры, заключаются договора.
Чтобы клиенткам и партнерам, пришедшим на переговоры, было где оставить верхнюю одежду, у входа располагается гардеробная зона с большим и вместительным шкафом. Его задача – обеспечить сохранность вещей.
- Зона отдыха
В стороне, где стоит диван и журнальный столик, находится зона отдыха и неформального общения. Здесь же можно найти место для кулера.
- Кухонная зона
Наконец, кухонная зона, которую можно отделить от остальной комнаты небольшой барной стойкой. Там и будут находиться бытовая техника: холодильник, микроволновая печь и кофе-машина. В ней можно разместить навесные шкафы для посуды, которые не будут занимать места.
Шкафчики должны полностью скрывать содержимое, демонстрировать посуду и продукты в переговорной явно не стоит. Посуда, кстати, тоже должна быть выдержана в едином стиле – это требование корпоративной культуры.
- Что должно быть в кухонном шкафчике?
- Чайная пара и большие плоские тарелки для бутербродов – это без комментариев.
- Столовые приборы, солонка и сахарница.
- Если в кухонной зоне случаются фуршеты, значит понадобятся фужеры или бокалы для вина и штопор.
- Конечно, нужен нож и разделочная доска, вазочки для сладостей и ваза для фруктов.
- Не вызывает сомнения и то, что необходимы бумажные салфетки и бумажные полотенца. Все это должно быть в навесном шкафу за закрытыми дверцами.
- Холодильник, электрочайник, микроволновую печь тоже лучше не держать на виду.
- Прекрасный вариант для маленькой переговорной – миникухня. Мебельный комплект, замаскированный под обычный шкаф, прекрасно спрячет с глаз всю бытовую технику.
Вся мебель, которая стоит в переговорной, должна говорить о вашем высоком статусе и хорошем вкусе. Что бы вы вней ни делали, ее главная функция – способствовать процветанию вашей организации, потому ничто не должно отвлекать от делового общения.
Самый подходящий стиль для переговорных – лаконичный минимализм. Цветовая гамма спокойная, хотя сейчас допускаются и более смелые цветовые сочетания: бизнес молодеет, а молодежь ищет не стандартных форм и решений. Главное, чтобы обстановка не выглядела слишком легкомысленной и настраивала на серьезную работу. Успешный бизнес вершится именно в переговорной комнате, не забывайте об этом.
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Важные нюансы при оформлении переговорной
Осталось только учесть те необходимые мелочи, которые могут создать досадную помеху, если о них забыть. Обязательно позаботьтесь об оснащении переговорной всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
У вас должны быть всегда под рукой:
- лотки с бумагой для принтера;
- письменные принадлежности – заточенные карандаши, ручки, ластики;
- большие и маленькие скрепки для бумаг;
- степлер для сшивания и скобы к нему;
- разноцветные маркеры;
- канцелярские ножницы;
- влажные салфетки для оргтехники;
- губка для доски.
Чтобы использовать комнату максимально эффективно, составьте график. Когда есть расписание для переговоров, для презентаций, для занятий и для перекуса, офис работает эффективно и не возникает никаких конфликтов.
Ваша переговорная – средоточие деловой жизни офиса. Это небольшое помещение открывает большие возможности для развития вашей фирмы. Главное – грамотно ее оснастить и оборудовать.
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
Доставка/самовывоз
